Ensimmäisen laitteen luonti

Tervetuloa käyttämään Trail kalustonhallintajärjestelmää! Tämä ohje on luotu helpottamaan Trail järjestelmän käyttöönottoa ensimmäisten laitteiden luoniten osalta.

Trail järjestelmään on mahdollista lisätä laitteita kahdella eri tavalla.

1. Trailin Excel vientitaulukkopohja - Laitteiden tiedot lisätään Traililta saatavaan Excel pohjaan. Tyhjää vientitaulukkopohjaa voi pyytää, sekä valmiiksi täytetyn version voi lähettää Trailin tukeen: support@trail.fi. Trail luo uudet laitteet järjestelmään, luoden samalla Excelissä käytetyt osastot, kategoriat, ja sijainnit.
2. Laitteiden lisäys Trailissa - Käyttäjä jolla on kirjoitustason oikeudet laitteisiin, pääsee luomaan uusia laitteita Trailissa.

Laitteiden luonti Trailissa

Uuden laitteen luominen edellyttää, että Trailista löytyy jo valmiiksi tarvittava osasto, kategoria ja sijaintitieto laitteelle. Näitä voivat luoda ja hallinnoida ne avainkäyttäjät, joille on annettu riittävät oikeudet Hallinta moduuliin kyseisille sivuille.

Luo Trailiin ensimmäinen osasto, kategoria ja sijainti laitteen lisäämistä varten.

Jos nämä kolme tietoa löytyvät jo valmiiksi Trailista, seuraava ohje opastaa laitteen luonnin: Laitteen lisääminen

Mikäli ei, jatka tämän ohjeen läpikäyntiä

Osaston luonti, ja oikeudet

Osasto kertoo, mikä osasto tai tiimi omistaa ja käyttää laitetta. Osastotiedolla voidaan rajata kaluston näkyvyys eri käyttäjien välillä. Laite voi kuulua vain yhteen osastoon.

1. Avaa Hallinta - Osastot
2. Klikkaa "Luo uusi osasto"
3. Luomislomake aukeaa. Täytä vähintään osaston nimi.
4. Klikkaa "Luo"

HUOM! Jotta käyttäjät näkevät osaston, tulee tarvittaville käyttäjille antaa pääsy osastoon.

1. Avaa Hallinta - Käyttäjät
2. Etsi käyttäjä (muista lisätä oikeus myös itsellesi)
3. Avaa käyttäjän profiili muokkausnäkymään
4. Kohdasta "Osastot" lisää osasto käyttäjälle

5. Klikkaa Tallenna
6. Toista sama muille tarvittaville käyttäjille, tai käyttäjäryhmille.

Uuden kategorian luominen

Kategoria kertoo ja ryhmittää minkätyyppinen laite on kyseessä. Kategoria on hyvä keino etsiä tietyntyyppisiä malleja järjestelmästä. Esimerkkikategorioita: Kaapelit, Tietokoneet, Kengät, Tuolit.

Kategoriat ovat usein yhdentasoisia, mutta tarvittaessa on mahdollista lisätä pääkategorialle alakategorioita. Esimerkiksi: Pääkategoria: Ajoneuvot; Alakategorioita: Kuorma-autot, Henkilöautot, Ambulanssit.

Sama malli ei voi kuulua kahteen eri kategoriaan, joten pidättehän kategoriat yleisinä.

1. Avaa Hallinta - Laitekategoriat
2. Tarkista listalta ensin onko kategoriaa jo entuudestaan luotuna
3. Klikkaa "Lisää uusi kategoria"

4. Täytä tarvittavat tiedot
   1. Nimi: Kategorian nimi (pakollinen)
   2. Koodi: Mikäli kategorialle on oma koodi. Näkyy kategorian edessä.
   3. Ylätaso: Kuuluuko kategoria jonkin pääkategorian alle? Valitse tällöin pudotusvalikosta minkä pääkategorian alle sen tulisi mennä.
   4. Osastot: Valitse mihin osastoon kategoria yhdistetään. Kun uutta laitetta luodaan tai laitteita haetaan, näkyy vaihtoehdoissa vain osastoon yhdistetyt kategoriat. Tämän avulla näkyvien kategorioiden lista pysyy selkeämpänä peruskäyttäjille.
   5. Kuvaus: Mahdollisia lisätietoja.
5. Klikkaa Luo

Sijainnin luonti

Sijainti kertoo mistä laite löytyy. Sijainniksi lisätään usein fyysinen lokaatio, mutta tarvittaessa se voi olla myös toinen laite. Nyt me luomme tässä kohtaa laitteelle fyysisen lokaation.

Sijainteihin voidaan tarvittaessa luoda alasijainteja mikäli kalustoa löytyy useammasta rakennuksesta tai paikasta. Tällöin pääsijainti on esimerkiksi rakennuksen nimi ja alataso on rakennuksesta löytyvä tila.

1. Avaa Hallinta - Sijainnit
2. Klikkaa "Uusi sijainti"
3. Kirjoita sijainnille vähintään nimi.
   1. Ylätaso - Mikäli olet luomassa alasijaintia jo ennestään luodulle pää- /yläsijainnille, voit valita pudotusvalikosta kyseisen yläsijainnin.
4. Klikkaa Luo

Ensimmäisten laitteiden luonti Trailissa

Kun tarvittava osasto, kategoria ja sijainti on luotu, voidaan Trailiin lisätä laite järjestelmästä käsin. Laitteen luonti edellyttää kirjoitus -tason oikeuksia Laitteet -moduuliin.

Klikkaa seuraavaa linkkiä päästäksesi näkemään miten laitteen luonti onnistuu: Laitteen lisääminen

Hyviä ohjeistuksia Trail käytön aloittamiseen löydät myös täältä: Näin pääset alkuun