Trail-vientitaulukkopohja
Lataa Trailin ilmainen inventaariopohja!
Haluatko lisätä useita laitteita kerralla Trail Kalustonhallintajärjestelmään? Meillä on siihen nopea ja vaivaton ratkaisu!
Trail vientitaulukkopohja (Excel) sisältää oletuksena olevat laitekortin tietokentät. Voit täyttää kunkin laitteen osalta tiedot pohjaan. Laitteet pystytään sen jälkeen lisäämään järjestelmään massana.
1 Lataa pohja
Lataa Trailin Excel-inventaariopohja täältä: Excel vientitaulukkopohja Trail
2 Täytä tiedot
Täytä laitteiden tiedot Exceliin. Jokaisen sarakkeen yläpuolella on ohje täyttämistä varten.
Huomioi erityisesti:
- Sinisellä merkityt sarakkeet ovat pakollisia – täytä ne aina.
- Käytä johdonmukaista kirjoitusasua (esim. isot ja pienet alkukirjaimet sekä yksikkö- tai monikkomuoto).
- Jos samasta mallista on useita täysin samanlaisia yksilöitä, voit täyttää yhden rivin ja ilmoittaa määrän. Jos tiedot eroavat yksilöittäin, lisää jokainen laite omalle rivilleen.
- Puuttuuko Excelistä tarvitsemasi sarake? Voit lisätä sen tiedostoon itse. Alla muutamia tyypillisiä lisätieto -sarakkeita:
| Sarakkeen nimi | Nimi suomeksi | Selite |
|---|---|---|
| Barcode | Oma tunnus | Mikäli laitteelta löytyy jo valmiiksi oman organisaation yksilöivä tunniste (ei sarjanumero). Korvaa Trail tunnisteen eri näkymissä. |
| Subcategory | Alakategoria |
Tarkentava tieto ryhmittelevälle pääkategorialle. Esim. Pääkategoria: Kalusteet / Alakategoria: Tuolit. |
| Item tags | Laite tägi | Laitteesta käytettävä lempinimi. Erota tägit pilkulla |
| Model tags | Mallikohtainen tägi | Mallista käytettävä lempinimi. Näkyy kaikille saman mallin laitteille. Erota tägit pilkulla |
| Responsible user | Vastuuhenkilö | Kirjoita käyttäjän sähköpostiosoite. Huom! Käyttäjällä tulee olla profiili luotuna Trailiin. |
| Current user | Haltija | Kirjoita sen henkilön nimi, jolla laite on pysyvästi käytössä. |
👉Tarkempi ohjeistus tietojen täyttöön löytyy täältä: Ohjeet vientitaulukon täyttämiseen
3 Lähetä taulukko Trailin tukeen
- Kun taulukko on valmis, lähetä se osoitteeseen: support@trail.fi
- Me avustamme laitteiden viemisessä järjestelmään ja ilmoitamme kun tiedot on lisätty.
4 Laitekortti
- Laitteet saavat järjestelmässä oman laitekortin, johon tiedot tallentuvat.
- Lisätietoja laitekortista löydät täältä: Laitteen oma sivu (Laitekortti)
⭐ Vinkkejä onnistuneeseen täyttöön:
- Jos olet epävarma jonkin kentän täytöstä, kysy rohkeasti apua Trailin tuelta: support@trail.fi
- Tarkista mm. mallien ja kategorioiden kirjoitusasu (esim. isot ja pienet kirjaimet), jotta vältytään duplikaateilta.
- Mitä tarkemmat tiedot annat, sitä sujuvammin laitteet siirtyvät järjestelmään, ja saatte järjestelmästä kokonaisvaltaisemman näkymän sekä helpommin ylläpidettävän tiedonhallinnan.