Termistö

Tässä artikkelissa avataan Trailissa esiintyviä peruskäsitteitä. 

Osasto

Osastotieto rajaa kaluston näkyvyyden eri käyttäjien välillä.

Kaikilla käyttäjillä ei ole lupaa tai tarvetta nähdä kaikkia laitteita, joita järjestelmään on lisätty. Mikäli näkyvyyttä ei tarvitse rajata, voidaan silloin kaikille laitteille määritellä yksi ja sama osasto. Jos kuitenkin tulee tarve rajata näkyvyyttä, voidaan silloin luoda useampia eri osastoja.

Huomioithan, että laite voi kuulua vain yhteen osastoon.

Kategoria ja alakategoria

Kategoria kertoo minkälainen tuote on kyseessä. Kategorioiden nimet on suositeltavaa pitää mahdollisimman yleisinä ja kuvaavina. Jos kategorianimi on ’Tietokoneet’, järjestelmästä voidaan tämän tiedon avulla etsiä, minkälaisia eri tietokonemalleja on käytössä.

Kategoria kokoaa siis yhteen samanlaiset laitemallit ja tästä syystä onkin hyvä, että nimet ovat mahdollisimman selkeitä, jotta jatkossa samanlaiset laitemallit osataan lisätä samaan kategoriaan kuin aiemmat.

Alakategoria:

Tarvittaessa kategorianimeä voidaan tarkentaa eli silloin laitteella on näkyvissä niin ylätasona pääkategoria kuin alatasona alakategoria.

Malli

Malli on tuotteen nimi.

Mallinimi kertoo tuotteen tarkan nimen. Sen perusteella voidaan järjestelmässä tarkastella montako kappaletta (laitetta) kutakin tuotetta on.

Laite

Laite on yksittäinen seurattava kalustoyksilö

Laite on aina yksittäinen kappale jostakin mallista. Jokainen laite saa järjestelmästä oman yksilöidyn tunnisteen, jonka avulla se voidaan erottaa muista samannimisistä laitteista.

Laitteet saavat järjestelmässä oman laitekortin, josta nähdään esimerkiksi, milloin laite on hankittu tai milloin se tulisi uusia. Kaikki toimenpiteet (kuten huollot ja varaukset) rekisteröidään yksilöidylle laitteelle ja tieto kerääntyy tämän laitteen laitetietoihin myöhempää tarkastelua varten

Sijainti ja alasijainti

Sijaintitieto nimensä mukaisesti määrittää missä laite sijaitsee.

Trailissa sijainti voi olla joko lokaatio tai toinen laite.Useimmiten sijantina on lokaatio. Se on siis fyysinen sijainti, josta laite löytyy. Kuitenkin esimerkiksi esittävien taiteiden puolella laitteita on sijoitettu räkkeihin. Mikäli räkki on lisätty omaksi laitteekseen, laitetaan sieltä löytyville laitteille sijainniksi tämän laitteen oma tunnus.

Lokaatio tyyppisiin sijainteihin voidaan tarvittaessa luoda alasijainteja tarkentamaan, missä pääsijainnin sisällä kyseinen laite löytyy. Tämä on hyödyllinen esimerkiksi silloin, jos organisaatiolla on useita eri rakennuksia.

Laitetyyppi

Laitetyyppi määrittelee mitä tyyppikohtaisia lisätietokenttiä laitekortilla näkyy.

Jokaiselle laitteelle on aina mahdollista lisätä tietyt tiedot kuten: Sijainti; Varattavuustieto; Kuvaus; Kategoria; Toimittaja; Ostohinta; Ostopäivä jne. Tämän lisäksi riippuen siitä minkä tyyppinen laite on kyseessä, voi olla tarve saada muitakin tietokenttiä näkyviin. Mitä nämä muut tietokentät ovat, määräytyy se laitetyypin mukaan.

Yleisin käytetty laitetyyppi on: Laite (Device). Se määrittelee laitekorteille seuraavat tietokentät näkyviin: Sarjanumero; Haltija; Takuuaika. Tämän jälkeen myös nämä tiedot saadaan lisättyä omiin tietokenttiin.

Mikäli koetaan etteivät järjestelmästä löytyvät laitetyypit ole riittäviä eli tarvitaan lisää tietokenttiä joko nykyisille laitetyypeille tai olisi tarve luoda kokonaan uusi laitetyyppi, Trailin tuen kautta voidaan tarvittaessa lähteä suunnittelemaan uusien tietokenttien lisäämistä. Hyvänä vaihtoehtona on myös lisätä kuvaus -tietokenttään kaikki muu tieto, jolle ei ole omaa tietokenttää.