Ohjeet laitteiden vientitaulukon täyttämiseen
Tässä artikkelissa käydään läpi miten vientitaulukkoa täytetään yleisesti.
Vientitaulukossa sinisellä olevat kolumnit ovat pakollisia. Seuraavassa käydään läpi kohta kohdalta mitä kolumnit tarkoittavat.
Osasto = Department
(Pakollinen tietokenttä)
Trailissa olevilla osastoilla voi helposti rajata sen, ketkä käyttäjät näkevät mitkäkin laitteet. Kunkin laitteen tulee kuulua johonkin osastoon. Osastoissa voi käyttää esimerkkinä sellaista jaottelua, joka auttaa hahmottamaan ryhmiä, erottelemaan tiedekuntia tai paikkakuntia yms. Esimerkkinä:
- Tekniikka
- Oppiaine-opettajat
- Oppiaine-opiskelijat
- Hallinto
- Logistiikka
- Puvusto
- Lavastamo
- Valaistus
- Ääni
- Pohjoinen-paloasema
- Eteläinen-paloasema
Laitetyyppi = Item type
(Pakollinen tietokenttä)
Laitetyyppi määrittelee mitä tyyppikohtaisia lisätietokenttiä laitekortilla näkyy. Mitä nämä muut lisätietokentät ovat, määräytyy se laitetyypin mukaan. Yleisin käytetty laitetyyppi on: Laite (Device). Se määrittelee laitekorteille esimerkiksi seuraavat tietokentät näkyviin: Sarjanumero, Haltija ja Takuuaika. Muita laitetyyppejä voivat olla esimerkiksi Kuljetuskalusto, Ajoneuvo, Ohjelmistolisenssi ym. Mikäli koetaan etteivät järjestelmästä löytyvät laitetyypit ole riittäviä eli tarvitaan lisää tietokenttiä joko nykyisille laitetyypeille tai olisi tarve luoda kokonaan uusi laitetyyppi, Trailin tuen kautta voidaan tarvittaessa lähteä suunnittelemaan uusien tietokenttien lisäämistä.
Kategoria = Category
(Pakollinen tietokenttä)
Kategoria kertoo minkälainen tuote on kyseessä. Kategoria kokoaa yhteen samanlaiset laitemallit. Kategorioiden nimet on suositeltavaa pitää mahdollisimman yleisinä ja kuvaavina. Jos kategorianimi on ’Tietokoneet’, järjestelmästä voidaan tämän tiedon avulla etsiä, minkälaisia eri tietokonemalleja on käytössä.
Alakategoria = Sub category
Tarvittaessa kategorianimeä voidaan tarkentaa alakategorialla eli silloin laitteella on näkyvissä niin ylätasona pääkategoria kuin alatasona alakategoria. Esimerkkinä:
Ajoneuvot (Pääkategoria)
→ Ambulanssit (Alakategoria)
Valmistaja = Manufacturer
(Voi lisätä jälkikäteen)
Jos on tiedossa tuotteen valmistajan nimi niin sen voi lisätä tähän kolumniin.
Malli = Model
(Pakollinen tietokenttä)
Mallinimi kertoo tuotteen tarkan nimen. Sen perusteella voidaan järjestelmässä tarkastella montako kappaletta (laitetta) kutakin tuotetta on. Esimerkkinä Arkitecture KVT7 tai Akkuporakone ABC123.
Sarjanumero = Serial number
(Voi lisätä jälkikäteen)
Jos tuotteella on oma sarjanumero, sen voi tähän kohtaan kolumnia laittaa. Jokainen sarjanumero tulee olla yksilöllinen.
Sijaintilaiterivi/Laitteessa rivillä = Case row (Sijaitsee laitteessa rivillä X)
Tämä kolumni tarkoittaa sitä, jos tuote sijaitsee toisen laitteen sisällä. Riittää, että tähän laittaa kyseisen laitteen rivinumero.
Oma tunnus/My Identifier = Barcode
(Voi lisätä jälkikäteen)
Mikäli laitteella on jokin oma tunniste, kuten olemassa oleva viivakoodi, kyseisen tunnisteen voi lisätä tähän sarakkeeseen. Huomioitavaa, että oma tunnus on eri kuin järjestelmän antama yksilöllinen tunnus.
Määrä = Amount
Määrä kertoo kuinka monta identtistä laitetta on ja viedään järjestelmään. Mikäli rivi on tyhjä, viedään automaattisesti vain 1 laitetta järjestelmään. Sen sijaan jos kolumnissa lukee 10, luodaan järjestelmään vientivaiheessa 10 identistä laitetta. HUOM! Mikäli laitteella on sarjanumero käytössä, jokainen laite on laitettava omalle riville.
Toimittaja = Vendor
(Voi lisätä jälkikäteen)
Jos on tiedossa laitteen toimittajan nimi niin sen voi lisätä tähän kolumniin.
Ostohinta = Purchase price
(Voi lisätä jälkikäteen)
Laitteen ostohinta voi laittaa tähän kolumniin. Hinta laitetaan numerona esim. 100 ilman erikoismerkkejä.
Ostopäivä = Purchase date
(Voi lisätä jälkikäteen)
Jos laitteen ostopäivä on tiedossa, sen voi lisätä tähän kolumniin. Laitteen ostopäivä laitetaan kolumniin muodossa 1.1.2022.
Takuuaika = Warranty
(Voi lisätä jälkikäteen)
Jos tuotteella on takuuaika, sen voi laittaa tähän kohtaan. Takuuaika laitetaan vuosina esimerkiksi 8 (tarkoittaa, että takuuaika laitteelle on 8 vuotta).
Käyttöikä = Lifespan
(Voi lisätä jälkikäteen)
Tuotteen arvioitu käyttöikä. Käyttöikä voidaan arvioida joko yksilölliselle laitteelle tai mallille. Jos käyttöikä on määritelty sekä mallille että laitteelle, laitteen käyttöikä tulee laitekortilla näkyviin. Käyttöikä laitetaan vuosina esimerkiksi 5 (tarkoittaa, että käyttöikä laitteelle on 5 vuotta). Järjestelmässä kun on määritelty käyttöikä, Trail tekee laitekortille “elinkaaren”, jossa väri vihreä tarkoittaa elinkaaren alkua, keltainen taas elinkaaren keskivaihetta ja punainen elikaaren loppua. Huomioitavaa, että ostopäivä pitää myös määritellä, jotta “elinkaari” näkyy, koska ilman ostopäivää Trail ei pysty laskemaan milloin laite on otettu käyttöön.
Sijaintikoodi = Location code
Mikäli firmassa on käytössä sijaintikoodia, sen voi tähän kolumniin laittaa. Jos sellaista ei ole käytössä, sen voi jättää tyhjäksi.
Sijainti = Location name
(Voi lisätä jälkikäteen)
Laitteen sijainnin nimi eli missä laite sijaitsee. Esimerkkinä Varasto X tai Paloasema X tai Lainaamo X.
Laitteita sijaitsee useassa eri rakennuksessa ja samanaikaisesti tilatieto halutaan tarkentaa huonetasolle? Exceliin on mahdollista lisätä uusi sarake: parent location. Tällöin esimerkiksi parent location (pääsijainti) on rakennuksen nimi ja location (tarkempi laitteen sijainti) on kyseisestä rakennuksesta löytyvä tila.
Varattavuus = Reservable
(Voi vaihtaa jälkikäteen)
Onko laite varattavissa? YES jos kyllä ja NO jos ei. Tämä määrittelee sen, että voiko laitetta varata varauksiin.
Kuvaus = Description
(Voi lisätä jälkikäteen)
Laiteyksilön kuvaus. Kuvaukseen voi lisätä ylimääräisiä tietoja mitä haluaa kertoa laitteesta. Tämä kuvaus lisätään vain tällä rivillä olevalle laitteelle.
Mallin kuvaus = Model description
(Voi lisätä jälkikäteen)
Mallin kuvaus. Kuvaukseen voi lisätä ylimääräisiä tietoja mitä haluaa kertoa mallista. Tämä kuvaus lisätään kaikille laitteille, jotka ovat tämän mallin alla.