Ohjeet laitteiden vientitaulukon täyttämiseen

⭐ Tärkeät huomiot ennen kuin aloitetaan!

1. Sinisellä merkityt sarakkeet ovat pakollisia — täytä aina ne!
2. Tarkista löytyykö järjestelmästä jo valmiiksi vastaavaa mallia, kategoriaa tai sijaintia. Käytä silloin samaa kirjoitusasua — näin vältät duplikaattien syntymisen.
3. Jos Excel-pohjasta puuttuu jokin sarake, jota organisaatiossasi käytetään, voit lisätä sen itse.
4. Voit tarvittaessa jättää kentän tyhjäksi, jos et löydä siihen tietoa (poikkeuksena pakolliset tiedot). Tietoja voi päivittää myöhemmin Trailissa.

Pakolliset tiedot

Jotta uusi laite saadaan lisättyä järjestelmään, täytäthän laitteelle vähintään seuraavat tiedot:

1. Osasto (department) -
   1. Määrittelee, mihin osastoon laite kuuluu ja kenelle se näkyy Trailissa.
   2. Osasto on usein se tiimi, jonka vastuulla laite on.
   3. Laite voi kuulua vain yhteen osastoon.
   4. Esimerkkejä: Lavastamo, Ääni, Valo, IT, Biotekniikka, Ajoneuvoala, Pohjoinen-paloasema.
2. Kategoria (category) -
   1. Kertoo, millainen tuote on kyseessä ja ryhmittelee samantyyppiset mallit yhteen.
   2. Käytä selkeitä ja yleisiä nimiä.
   3. Tarvittaessa voit lisätä subcategory- ja second subcategory -sarakkeet, jos kategoriatietoa halutaan tarkentaa.
   4. Esimerkkejä: Tietokoneet, Ajoneuvot, Peruukit.
3. Laitteen valmistaja (manufacturer) -
   1. Kirjoita valmistajan nimi, jos tiedossa (esim. Apple, Dell, Volvo).
4. Laitteen malli (model) -
   1. Valmistajan virallinen mallinimi.
   2. Jos ei tiedossa, käytä yleisnimeä (esim. “Kahvinkeitin”).
   3. Huom! Sama malli ei voi kuulua useaan eri kategoriaan.
5. Laitetyyppi (item type) -
   1. Määrittää, mitä lisätietokenttiä laitteelle näkyy perus- ja kustannustietojen lisäksi.
   2. Yleisin tyyppi on Laite (device), joka näyttää mm. sarjanumeron ja takuutiedot.
   3. Muita esimerkkejä:
      • Kuljetuskalusto (case) — paino- ja kokotiedot
      • Ajoneuvo (vehicle) — esim. rekisterinumero
   4. Jos tarvitset uusia laitetyyppejä tai lisäkenttiä, ota yhteyttä Trailin tukeen.

Laitteen sijainti

Laitteen sijainti kertoo, missä laite fyysisesti sijaitsee tai mihin toiseen laitteeseen se kuuluu.

1. Fyysinen sijainti:

Fyysistä sijaintia varten löytyy Excelistä seuraavat sarakkeet:

1. Location name - Kirjaa tila, josta laite löytyy.
2. Location code - Jos tiloilla on yksilöllisiä koodeja, kirjaa se tähän. Jos ei ole, jätä tyhjäksi.
   • Esimerkki: Tila “Neuvotteluhuone Pilvi” ja ovessa koodi “1.001” → koodi kirjataan sarakkeeseen.
3. Parent location - Käytä sijaintihierarkiaa, jos käytössä on useita rakennuksia.
   • Esimerkki: Parent location = Rakennuksen nimi, Location name = huone rakennuksessa.

2. Toinen laite:

Mikäli laite halutaan merkitä kuuluvaksi toiseen laitteeseen, voidaan se lisätä hyödyntämällä omaa saraketta "case row".

1. Lisää päälaitteelle oma rivi ja fyysinen sijainti.
2. Lisää sen jälkeen sisältönä olevat laitteet omille riveilleen.
3. Kirjaa sarakkeeseen case row päälaitteen rivinumero.
4. Sisällölle ei tarvitse kirjata fyysistä sijaintia — tieto periytyy päälaitteelta.

Yleiset lisätiedot

1. Määrä -
   1. Kirjaa montako identtistä laitetta lisätään Trailiin samalla rivillä.
      1. Esim. 10 → luodaan 10 identtistä laitetta.
      2. Jos tyhjä → luodaan oletuksena 1 laite.
      3. Jos käytätte sarjanumeroita tai muita yksilöllisiä tunnisteita, jokainen laite tulee lisätä omalle riville.
2. Laiteyksilön kuvaus -
   1. Yksittäistä laitetta koskevaa lisätietoa. Näkyy vain kyseisellä laitteella.
3. Laitemallin kuvaus -
   1. Tallennetaan mallitasolle → näkyy kaikilla saman mallin laitteilla, myös aiemmin lisätyillä ja tulevilla.
4. Varattavuus -
   1. YES = laite on varattavissa
   2. NO = laite ei ole varattavissa.
5. Oma tunnus (Barcode) -
   1. Jos laitteelta löytyy jo valmiiksi yksilöivä tunniste (muu kuin sarjanumero), voi sen kirjata tähän sarakkeeseen.
   2. Ei oletuksena päällä
6. Tagit -
   1. Lisää laitteelle lempinimiä tai muita tunnisteita (sarakkeet: item tags tai model tags).
   2. Tagit helpottavat hakua.
   3. Ei oletuksena päällä.

Kustannustiedot

1. Toimittaja
   1. Kirjaa toimittaja, jos tiedossa
2. Ostohinta -
   1. Kirjaa pelkkä hinta (alv 0%). Valuutta näkyy automaattisesti järjestelmässä.
   2. Esimerkiksi: 100
3. Ostopäivä -
   1. Kirjaa päivämäärä muodossa pp.kk.vvvv.
   2. Esimerkiksi: 20.10.2025
   3. Jos tarkka päivä ei ole tiedossa, yksi vaihtoehto on kirjata tieto vuoden alusta (01.01.2025)
   4. Huom! Älä käytä Excelin päivämäärä/date muotoilua!
4. Arvioitu käyttöikä -
   1. Ilmoitetaan vuosina
   2. Esimerkiksi: 5
   3. Jos laitteen ostopäivä, arvioitu käyttöikä ja uusimishinta on kirjattu, järjestelmä laskee automaattisesti arvioidun uusimisajankohdan ja investointitarpeen seuraavalle 10 vuodelle.

Laitetyyppikohtaiset lisätietokentät

1. Laitetyyppi -
   1. Laitetyyppi määrittelee mitä lisätietokenttiä laitteelle tulee näkyviin. (Käytä vain olemassa olevia vaihtoehtoja.)
   2. Yleisin tyyppi on “Laite (Device)”. Se näyttää sarjanumeron ja takuuajan.
   3. Muiden tyyppien tiedot voi tarkistaa Trailista avaamalla vastaavan laitteen laitekortin tai uuden laitteen luontinäkymän.
2. Sarjanumero -
   1. Jos käytössä, jokainen laite kirjataan omalle rivilleen, jotta sarjanumerot voidaan erotella.
3. Takuuaika -
   1. Kirjaa takuuaika vuosina