Varausten listanäkymä ja varauksen oma sivu
Trailissa voit hallita kaikkia laitevarauksia helposti ja nopeasti. Varausten seuraaminen, hakeminen ja tarkempi tarkastelu onnistuu sivulta Varaukset > Kaikki varaukset.
Varauslista näyttää:
- Oletuksena vain käynnissä olevat ja tulevat varaukset
- Vanhoihin varauksiin pääsee tarkennetun haun kautta
Klikkaamalla varauksen otsikkoa, pääset tarkastelemaan varauksen tietoja tarkemmin.
Pääaiheet:
Varauslista ja haku
Listan yläosasta löydät työkalut, joilla hallitset varauksia tehokkaasti:
- Hakukenttä – etsi varauksia nopeasti otsikon tai varaajan perusteella
- Uusi varaus – luo uusi varaus helposti näkymän oikeasta yläkulmasta
- Lataa lista Excelinä – vie varauksien perustiedot Excel-tiedostoksi
Varauksia on mahdollista hakea erilaisin hakukeinoin.
- Vapaa teksti - Hae varausta varaajan tai otsikon perusteella.
- Näytä tarkennettu haku - Mahdollisuus hakea varauksia lisätietojen avulla, kuten: sijainti tai varauksen ajankohta
- Vanhojen varausten haku - Haku onnistuu kahdella eri tavalla:
- Varauksen tila – valitse "Palautettu"
- Tarkennettu haku > Aktiivinen aikavälillä – kirjaa oikeanpuoleiseen kenttään päivämäärä. Näet kaikki varaukset, jotka ovat päättyneet ennen tätä päivää.
Varauksen tila
Näyttää yhdellä sanalla ja selkeällä värikoodilla, missä vaiheessa varaus on. Mahdolliset tilat ovat:
| Suunniteltu ⚪ | Varaus on luotu, mutta laitteita ei ole vielä merkitty käyttöön. |
| Ulkona 🔵 | Vähintään yksi laite on luettu ulos varaukseen. |
| Palautettu 🟢 | Kaikki varaukseen kuuluneet laitteet on palautettu |
| Myöhässä 🔴 | Varauksen päättymisaika on ohitettu, mutta kaikkia laitteita ei ole vielä palautettu. |
| Hyväksytty 🟢 |
Varaus on hyväksytty kalustovastaavan toimesta, -eli käyttäjän, jolla on kirjoitustason oikeudet varauksiin. Huom! Näkyvissä vain, jos varausten hyväksyntä on käytössä. |
| Hylätty 🔴 |
Varaus on hylätty kalustovastaavan toimesta. Huom! Näkyvissä vain, jos varausten hyväksyntä on käytössä. |
| Pyydetty 🔴 | Varauksessa on laitemalleja, joiden käytettävissä oleva varastosaldo on ylittynyt. Tämä on näkyvissä vain, jos Alivuokraukset-toiminto on aktiivinen. |
Varauksen oma sivu
Varauksen oma sivu antaa kattavan kokonaiskuvan yksittäisestä varauksesta. Näet samalta sivulta sekä perustiedot, suunnitellut, ulosluetut ja palautetut laitteet, sekä skannaushistorian.
Kuvan alapuolella on esitelty tarkemmin eri kohtia.
Perustiedot (vasen puoli)
- Tila – Varauksen status (esim. suunniteltu, ulkona, palautettu tai myöhässä)
- Alku- ja päättymisaika
- Kesto – Trail laskee automaattisesti
- Kokonaissumma – Kaluston yhteenlaskettu arvo
- Varaajan tiedot – Kenellä laitteet on käytössä. Huom! Varaukseen voi lisätä laitteita vain sellaisista osastoista, joihin varaajalla on pääsy.
- Vuokratiedot – näkyvät, jos vuokraustoiminnot ovat käytössä
Toimintopainikkeet (oikea puoli)
- Viivakoodikenttä – Skannaa laitteet ulos tai sisään.
- Varaukset – Näyttää mitä tarvitaan, montako kappaletta, sekä mitkä laitteet on käytössä tai palautettuna.
- Kulutustavarat – Varaukseen voi lisätä kulutustavaroita. Aloita suunnittelemalla mistä osastosta ja sijainnista tavarat otetaan. Kun tuote luetaan ulos, se vähennetään kohteen saldosta. Kulutustavaroita ei oletetuksena palauteta.
- Varauspaketit – (Lisäasetus) Mahdollisuus luoda suunnitelma ennalta määriteltyjen pakettien avulla. Käyttäjä saa valmiin suunnitelman, joka listaa tarvittavat mallit ja kappalemäärät kerralla. Lue lisää: Varauspaketit
- Liitteet – (Lisäasetus) Voit lisätä dokumentteja, kuvia tai ohjeita.
- Muutoshistoria – Tieto kuka ja milloin on muokannut varauksen tietoja.
- Skannaushistoria – Kaikki ulos- ja sisään luetut laitteet aikajärjestyksessä.
Kokonaissumma
Trail laskee varauksen arvon jokaiselle varaukselle. Arvo perustuu ensisijaisesti mallin uusimishintaan, tai laitteen ostohintaan, jos uusimishintaa ei ole.
1. Uusintahinta saatavilla
Laitteiden arvo = mallin uusimishinta × määrä
| Skenaario | Mallin uusimishinta | Määrä | Laitteiden arvo |
|---|---|---|---|
| Käyttäjä varaa 1 tietokoneen | 1000 € | 1 | 1000 € |
| Käyttäjä varaa 2 tietokonetta | 1000 € | 2 | 2000 € |
2. Ei uusimishintaa
Jos tietokoneella ei olisi uusimishintaa, Trail käyttää ostohintaa.
| Skenaario | Ostohinta | Uusintahinta | Laitteiden arvo |
|---|---|---|---|
| Mallilla ei uusimishintaa | 1200 € | – | 1200 € |
3. Laitteella on sisältöä
Jos laitteella on sisältöä, sisältö huomioidaan laitteiden arvossa.
- Suunnitelluissa varauksissa → arvo on arvio, koska vielä ei tiedetä, onko käytettävässä laitteessa sisältöä vai ei.
- Ulos luetuissa varauksissa → arvo on tarkka.
- Huom! Jos lisäät sisältöön kuuluvia laitteita erikseen varaukselle, ne lasketaan kahdesti.
| Skenaario | Tietokoneen uusimishinta | Sisältö | Arvon tulos |
|---|---|---|---|
| Suunniteltu varaus: 1 tietokone | 1000 € | 2 tietokonetta, joista toisessa on USB-modeemi (30 €) | ~1015 € (arvio) |
| Suunniteltu varaus: 1 tietokone | 1000 € | 2 tietokonetta, joissa molemmissa USB-modeemi (30 €) | 1030 € (arvio) |
| Ulos luettu, sisällöllä | 1000 € | +30 € | 1030 € |
| Ulos luettu, ilman sisältöä | 1000 € | ei sisältöä | 1000 € |
| Suunniteltu: 1 tietokone + 1 erikseen lisätty USB-modeemi | 1000 € | USB-modeemi (30 €) (lisätty erikseen) | 1045 € tai 1060 € riippuen monellako tietokoneella on sisältöä. |
Huom! Laitteiden arvo perustuu arvoihin sillä hetkellä, kun laitteet lisätään varaukselle. Jos arvot (esim. mallin uusimishinta) muuttuvat sen jälkeen, kun laitteet on luettu ulos, varauksen kokonaissummaa ei päivitetä automaattisesti.
⭐ Trail vinkit
- Käytä 3-merkin taktiikkaa hakukentässä: kirjaa vähintään kolme merkkiä sanasta, jotta Trail ehdottaa vastaavia tuloksia.
- Jos haluat rajata, mitä varauksia käyttäjät näkevät, on Traililta saatavilla tähän lisäasetuksia:
- Varauskalenteri – osastokohtainen rajaaminen
- Käyttäjäryhmäkohtainen lisäasetus – lukuoikeudellinen käyttäjä näkee vain omat varauksensa