Varausten listanäkymä ja varauksen oma sivu

Varauslista

Varauslista löytyy sivulta Varaukset > Kaikki varaukset.

Sivulta näet helposti kaikki järjestelmässä olevat laitevaraukset. Listanäkymästä voit:

• selata varauksia
• etsiä nykyisiä tai menneitä varauksia
• luoda uusia varauksia
• ladata varauslistan tiedot Exceliin (edellyttää kirjoitustason oikeuksia)

⭐ Huom! Varauslistalta on nähtävissä eri käyttäjien luomat varaukset. Tarvittaessa on mahdollista rajata varauksien näkyvyyttä seuraavin tavoin:

1. Osastokohtaisesti - Lue lisää: Varauskalenteri
2. Käyttäjäkohtaisesti - Mikäli lukutason omaava käyttäjä kuuluu sellaiseen käyttäjäryhmään, jossa on päällä asetus "Käyttäjät, joilla on vain lukuoikeus varauksiin, näkevät vain omat varauksensa", näkee hän listalla vain omat varauksena.

Varauksen tila

Kertoo yhdellä värikoodatulla merkinnällä, missä vaiheessa varaus on:

• Suunniteltu – varaus luotu, mutta laitteita ei ole vielä luettu ulos
• Ulkona – vähintään yksi laite luettu ulos
• Palautettu – kaikki laitteet palautettu
• Myöhässä – varausajan loppu ohitettu, palautuksia puuttuu
• Hyväksytty / Hylätty – näkyy, jos hyväksyntätoiminto on käytössä
• Pyydetty – Varauksessa on laitemalleja, joiden käytettävissä oleva varastosaldo on ylittynyt. Tämä on näkyvissä vain, jos Alivuokraukset-toiminto on aktiivinen.

Trailin yleisasetuksista on tarvittaessa saatavilla varauksien tilatiedolle oma hakukenttä.

Tehokas haku varauksista

Varauslistan hakutoiminto on tärkeä osa päivittäistä työskentelyä, ja sen avulla löydät oikean varauksen nopeasti isossakin varausmassassa.

Voit hakea varauksia esimerkiksi:

• varauksen otsikon tai varaajan nimellä
• ajanjakson mukaan <- tarkennettu haku (esim. tämän viikon varaukset, tai menneet varaukset)
• sijainnin mukaan <- tarkennettu haku
• varauksen tilan mukaan (esim. myöhässä olevat varaukset. Mikäli varauksen tila -haku ei näy, saa sen näkyviin sivulta Hallinta > Yleisasetukset > Varaukset)

Käyttövinkki:

• Kirjaa sanasta vähintään kolme kirjainta, jotta Trail lähtee ehdottamaan sanaa vastaavia hakutuloksia.
• Voit myös hakea useammalla haulla samanaikaisesti (esim. Nelli Baletti)
• Suosittelemme sopimaan selkeät nimeämiskäytännöt varauksille (esim. tapahtuma / tapahtuma + sijainti / tapahtuma + tiimi (Giselle - valot))

Varauksen oma sivu

Varauksen oma sivu antaa kattavan kokonaiskuvan yksittäisestä varauksesta. Näet samalta sivulta sekä perustiedot, laitteiden tilannetiedon, sekä skannaushistorian.

Kuvan alapuolella on esitelty tarkemmin eri kohtia.

Perustiedot (vasen puoli)

• Otsikko – varauksen nimi
• Tila – varauksen status (esim. suunniteltu, ulkona, palautettu tai myöhässä)
• Alku- ja päättymisaika
• Kesto – Trail laskee automaattisesti
• Kokonaissumma – Kaluston yhteenlaskettu arvo
• Varaajan tiedot – kenellä laitteet on varauksessa. Huom! Varaukseen voi lisätä laitteita vain sellaisista osastoista, joihin varaajalla on pääsy.
• Vuokratiedot – näkyvät, jos vuokraustoiminnot ovat käytössä

Toimintopainikkeet (oikea puoli)

• Viivakoodikenttä –  Skannaa laitteet ulos tai sisään. Skannaa aina laitteet yksi kerrallaan, jotta käytön seuranta kohdistuu kyseisiin laitteisiin.
• Varaukset – Lista varauksen laitemalleista ja määristä.
• Kulutustavarat – Varaukseen voi lisätä kulutustavaroita. Aloita suunnittelemalla mistä osastosta ja sijainnista tavarat otetaan. Tee se ennen skannausta. Kun tuote luetaan ulos, se vähennetään kohteen saldosta. Kulutustavaroita ei oletetuksena palauteta.
• Varauspaketit – (Lisäasetus) Varauspaketit helpottavat usein käytettyjen kokonaisuuksien varaamista. Kun varaaja lisää varaukseen varauspaketin, hän saa valmiin suunnitelman, joka listaa tarvittavat kappalemäärät kerralla. Lue lisää: Varauspaketit
• Liitteet – (Lisäasetus) Voit lisätä dokumentteja, kuvia tai ohjeita.
• Muutoshistoria – Tieto kuka ja milloin on muokannut varauksen tietoja.
• Skannaushistoria – Kaikki ulos- ja sisään luetut laitteet aikajärjestyksessä.

Kokonaissumma

Trail laskee varauksen arvon jokaiselle varaukselle. Arvo perustuu ensisijaisesti mallin uusimishintaan, tai laitteen ostohintaan, jos uusimishintaa ei ole.

1. Uusintahinta saatavilla

Laitteiden arvo = mallin uusimishinta × määrä

2. Ei uusimishintaa

Jos tietokoneella ei olisi uusimishintaa, Trail käyttää ostohintaa.

3. Laitteella on sisältöä

Jos laitteella on sisältöä, sisältö huomioidaan laitteiden arvossa.

• Suunnitelluissa varauksissa → arvo on arvio, koska vielä ei tiedetä, onko käytettävässä laitteessa sisältöä vai ei.
• Ulos luetuissa varauksissa → arvo on tarkka.
• Huom! Jos lisäät sisältöön kuuluvia laitteita erikseen varaukselle, ne lasketaan kahdesti.

Huom! Laitteiden arvo perustuu arvoihin sillä hetkellä, kun laitteet lisätään varaukselle. Jos arvot (esim. mallin uusimishinta) muuttuvat sen jälkeen, kun laitteet on luettu ulos, varauksen kokonaissumma ei päivitetä automaattisesti.

Uuden varauksen luonti

Lue seuraavaksi kuinka Trailiin voidaan luoda uusi varaus: Uuden varauksen luominen