Itsepalvelulokerikko (pääkäyttäjän ohje)

Trailin varaukset -ominaisuus mahdollistaa laitteiden helpon varaamisen ja palautuksen. Varauksiin voi yhdistää fyysisen itsepalvelulokerikon, jonka avulla varausten nouto ja palautus onnistuu ajasta ja paikasta riippumatta ilman henkilökunnan päivystystarvetta.

Lokerikko kuuluu Trailin lisäpalveluihin, ja tekee laitteiden hallinnasta entistä sujuvampaa.

Voisiko tästä olla teillä hyötyä?

Ota yhteyttä Trailin myyntiin sales@trail.fi, niin lähdetään selvittämään teille sopivin ratkaisu.

Tämä ohje on tarkoitettu järjestelmän pääkäyttäjille ja se opastaa lokerikon käyttöönottamista sekä hallintaa.

  1. Yleistä tietoa itsepalvelulokerikosta
  2. Luo lokerikolle sijainti
  3. Laitteiden lisääminen lokeroon
  4. Lokeron avaaminen ilman varausta
  5. Varmista käyttäjien osaaminen laitteiden varaamiseen ja palautukseen

Yleistä tietoa itsepalvelulokerikosta

  • Lokerikon rakenne: Lokerikko luodaan Trailiin sijaintina, ja yksittäiset lokerot sen alasijainteina.
  • Laitteiden sijoittelu: Varattava kalusto sijoitetaan pysyvästi lokeroon. Ei siis tarvetta viedä erikseen varattuja laitteita lokeroihin ennen varauksien alkamista.
  • Varaaminen: Lokerikossa olevat laitteet varataan Trailin varaustoiminnallisuuden avulla: Itsepalvelulokerikko
  • Laatikon koodi: Käyttöönoton jälkeen laatikon PIN-koodi näkyy varauksen tiedoissa Trailin selainversiossa. Huomioittehan, että koodi luodaan automaattisesti kaikkiin varauksiin etukäteen.
  • Laatikon koodin näkeminen: Varaaja, sekä käyttäjät joilla on kirjoitustason oikeus varauksiin, näkevät laatikon koodin varauksella.

Kun lokerikko on otettu käyttöön, edellyttää lokeron ja Trail-järjestelmän linkitys muutamia perusvaiheita. Käy vaiheet läpi kohta kohdalta.

Luo lokerikolle sijainti

  1. Avaa Hallinta - Sijainnit
  2. Klikkaa Uusi sijainti
  3. Luo lokerolle sijainti, joka kuvastaa mistä lokerikko löytyy.
    1. Esimerkiksi Itsepalvelulokerikko – Päärakennus
  4. Klikkaa Tallenna
  5. Luo seuraavaksi lokerikolle alasijainnit. Eli lokerikon yksittäiset lokerot.
  6. Klikkaa Uusi sijainti
  7. Lisää vähintään seuraavat tiedot:
    1. Nimi: Lokero 1 (tai seuraaville Lokero 2, Lokero 3 jne.)
    2. Lokero: Lokeron oma ID (saat lokeron ID:n käyttöönoton yhteydessä)
    3. Master-koodi: Koodi, jolla lokeron saa auki tarvittaessa ilman varausta. Kentän voi jättää tyhjäksi, sillä Trail generoi siihen oman koodin. Vaihtoehtoisesti voitte lisätä oman toivomanne koodin.
    4. Ylätaso: Valitse oikea lokerikko, jonka juuri loit sijaintina.

  1. Klikkaa lopuksi Luo lomakkeen alaosasta.
  2. Luo loput lokerot vastaavalla tavalla.

Laitteiden lisääminen lokeroon

Varauksien hallinnan helpottamiseksi suositellaan sijoittamaan yhteen lokeroon vain yksi laite (esim. läppäri). Näin varaaja löytää helposti tarvitsemansa laitteen ja ottaa vain sen.

Kun laite sijoitetaan lokeroon, tulee laitteen sijainti päivittää järjestelmässä.

  1. Avaa Laitteet - Kaikki laitteet
  2. Hae laitetta esimerkiksi sen nimellä tai yksilöllisellä tunnuksella
  3. Klikkaa laitetta, jotta sen laitekortti avautuu
  4. Klikkaa Muokkaa
  5. Kohdasta sijainti, päivitä sijainniksi mistä lokerosta laite löytyy
  1. Klikkaa Tallenna, jotta muutos astuu voimaan.

Lokeron avaaminen ilman varausta

Jos lokero pitää saada auki ilman varausta esimerkiksi laitteiden huoltoja varten, pääkäyttäjät löytävät koodin sijainnin tiedoista.

  1. Avaa Hallinta - Sijainnit
  2. Etsi ja avaa lokeron tiedot muokkausnäkymään
  3. PIN-koodi löytyy kohdasta Master-koodi
  4. Syötä koodi lokerikon näyttöön, jolloin lokeron luukku aukeaa.

Varmista käyttäjien osaaminen laitteiden varaamiseen ja palautukseen

  1. Tarkempi ohje laitteen varaamiselle löytyy täältä: Itsepalvelulokerikko
  2. Jos käyttäjä varaa laitteita useammasta eri lokerosta, on hyvä varmistaa että käyttäjät osaavat palauttaa laitteet oikeisiin lokeroihin. Tätä varten voidaan esimerkiksi:
    1. Merkitse laitteeseen lokeron numero
    2. Lisää lokeron sisä- tai ulkopuolelle lista eri lokeroiden tavaroista.
    3. Sijainnin pystyy tarkistamaan laitteen omalta laitekortilta.

⭐ Vinkit:

  • Varmista pääsyoikeudet: Laitteen varaaminen edellyttää, että varaajalla on pääsy laitteen osastoon. Lokerikon laitteita varten voi tarvittaessa luoda oman osaston ja antaa siihen laajemmat käyttöoikeudet.
  • Huolehdi master-koodin saatavuudesta: Master-koodi on näkyvissä sijainnin tiedoissa vain käyttäjille, joilla on kirjoitusoikeudet Hallinta-valikkoon.
  • Nimeä lokerot selkeästi: Käytä selkeitä ja erottuvia nimiä, jotta käyttäjät löytävät laitteen aina oikeasta paikasta.