Uuden laitteen lisääminen (uusi)

Massalisäys

Jos sinulla on paljon laitteita lisättävänä kerralla, Trailin oma tiimi auttaa laitteiden lisäämisessä. Tarkempi ohjeistus massalisäykseen löytyy täältä: Ohjeet vientitaulukon täyttämiseen. Alla päävaiheet:

1. Pyydä Excel-pohja: Excel taulukkopohjan saat täältä: Trail vientitaulukkopohja
2. Täytä huolellisesti: Lisää mahdollisimman kattavat tiedot – mitä tarkempia ne ovat nyt, sitä helpompaa laitteiden hallinta on jatkossa. Huomioi, että osa tiedoista on pakollisia.
3. Lähetä valmis tiedosto: Palauta täytetty Excel osoitteeseen support@trail.fi. Trail luo laitteet järjestelmään puolestasi.

Yksittäisen laitteen lisääminen

Jos haluat lisätä muutaman laitteen järjestelmään, onnistuu se helposti suoraan Trailista.

Vaatii Kirjoitus-oikeudet laitteisiin (pääkäyttäjä voi myöntää oikeudet).

1. Avaa Laitteet - Kaikki laitteet
2. Klikkaa Lisää uusi
3. Uuden laitteen luomislomake aukeaa.
4. Kohtaan "Malli", kirjoita mallin nimi. Kirjoita vähintään kolme kirjainta, jolloin Trail ehdottaa sinulle vastaavia vaihtoehtoja.
   1. Malli löytyy -> jatka kohdasta "Malli löytyy (Lisää olemassa olevaan malliin)"
   2. Malli ei löydy -> jatka kohdasta "Mallia ei löytynyt (Lisää uuteen malliin)"

Malli löytyy (Lisää olemassa olevaan malliin)

1. Klikkaa mallin nimeä
2. Mallin kategoria, sekä laitetyyppi on suoraan valittu.
3. Täytä lomakkeen muut tietokentät.
   1. Osasto (pakollinen) - Osasto voi olla valmiiksi täytetty, tai sen voi valita pudotusvalikosta. Riippuu käyttäjän oikeuksista, ja osaston tiedoista.
   2. Opastamme tarvittaessa eri tietokenttien merkityksiä alempana.
4. Klikkaa Tallenna
   1. Tallenna - Uusi laite luodaan. Voit jatkaa seuraavan laitteen luontia, tai siirtyä tarkastelemaan luodun laitteen tietoja.
   2. Tallenna ja lisää toinen - Uusi laite luodaan. Lomakkeelle jää näkyviin kirjatut tiedot seuraavaa laitetta varten valmiiksi, -pois lukien yksilölliset tiedot, kuten sarjanumero. Loistava keino useamman saman mallin laitteen lisäämisessä, jossa vain osa tiedoista eroaa toisistaan.

Mallia ei löytynyt (Lisää uuteen malliin)

1. Klikkaa yläriviltä Lisää uuteen malliin
2. Täytä laitteen tiedot. Alla kenttien merkityksiä:
3. Perustiedot
   • Osasto (pakollinen) – määrittää kenelle laite näkyy.
   • Kategoria (pakollinen) – valitse sopiva kategoria, joka kuvastaa mallia.
   • Laitetyyppi (pakollinen) – tuo näkyviin mallille tyypilliset lisätietokentät.
   • Valmistaja & malli (malli pakollinen) – Malli on tuotteen nimi. Jokaiselle tuotteelle tulee kirjata valmistaja (jos tiedossa), sekä valmistajan antaman mallinimi. Jos mallinimeä ei ole tiedossa, voi malli olla tarvittaessa yleisnimi, esim. Kahvinkeitin.
   • Varattavuus – voiko laitteen varata.
   • Jaon näkyvyys - Määrittää laitteen näkymisen ja varattavuuden kun käytössä on Trail Sharing ominaisuus. (Sharing ominaisuus mahdollistaa laitevarausten tekemisen ja hyväksymisen eri organisaatioiden välillä.)
   • Sijainti – määritä, missä laite on. Sijainti voi olla joko fyysinen lokaatio, tai toinen Trailista löytyvä laite, esim. häkkivaunu.
   • Kustannustiedot
     • Arvioitu käyttöikä - Arvio kauanko laite on käyttökelpoinen ennen mahdollista uusimista.
     • Hyödyntämällä ostopäivää, arvioitua uusimishintaa, sekä arvioitua käyttöikää, Trail avustaa tulevaisuuden investointisuunnitelmien arvioinnissa.
   • Kuvaus – vapaamuotoisia lisätietoja.
   • Lisätiedot:
     • Tagit (jos käytössä): Vaihtoehtoisia nimiä, joiden avulla laite löytyy haussa
     • Oma tunnus (jos käytössä): Jos laitteelta löytyy valmiiksi yksilöllinen tunniste (ei sarjanumero), voit lisätä sen tähän.
4. Klikkaa Tallenna
   1. Tallenna - Uusi laite luodaan. Voit jatkaa seuraavan laitteen luontia, tai siirtyä tarkastelemaan luodun laitteen tietoja.
   2. Tallenna ja lisää toinen - Uusi laite luodaan. Lomakkeelle jää näkyviin kirjatut tiedot seuraavaa laitetta varten, -pois lukien yksilölliset tiedot, kuten sarjanumero. Loistava keino useamman saman mallin laitteen lisäämisessä, jossa vain osa tiedoista eroaa toisistaan.
5. Laitteelle luodaan oma laitekortti.

Laitekortti

Jokainen yksilöllisesti lisätty laite saa oman laitekortin, ja yksilöllisen tunnuksen. Vasemmalla näkyvät laitteen perustiedot. Oikealta puolelta pääsee seuraamaan laitteen käyttöä esimerkiksi varauksissa, tai huolloissa.

Seuraavaksi voit esimerkiksi:

1. Lisätä liitetiedostoja (joko malli- tai laitekohtaisesti).
   1. Lisää kuvia, hoito-ohjeita tai muita tiedostoja.
2. Muokata vasemmalla näkyviä tietoja.
3. Tulostaa tarra - Jos teillä ei ole vielä hankittuna Trailin kautta tarratulostinta, kannattaa olla asiasta yhteydessä Trailin myyntiin sales@trail.fi

💡 Vinkki: Laitekorteilta löytyy kloonaus mahdollisuus. Sen avulla voi helposti luoda uusia laitteita, joille kloonaantuu kyseisen laitteen perustiedot (lukuun ottamatta yksilöllisiä tietoja, kuten sarjanumero).