Laitteiden vientitaulukko – ohje
Vientitaulukolla lisäät Trailiin kerralla enintään 500 riviä laitteita.
Täytä ensin apuvälilehtien valintalistat, sitten yksi rivi per laite Items-välilehdelle. Yksittäiset laitteet on nopeampi lisätä suoraan Trailissa.
Lyhyesti
- Pakollisia tietoja on neljä, ja ne on merkitty taulukossa sinisellä: malli, pääkategoria, osasto ja laitetyyppi.
- Kaikki muu on valinnaista. Tyhjän kentän voi jättää tyhjäksi, ja tietoja voi täydentää myöhemmin Trailissa. Trail suosittelee kuitenkin täyttämään niin paljon tietoja laitteesta kerralla kuin mahdollista. Tämä helpottaa myöhemmin laitteiden seurantaa ja ylläpitoa.
- Valintalistat tulevat apuvälilehdiltä. Kategoriat, sijainnit, osastot ja laitetyypit kirjoitetaan ensin omille välilehdilleen, minkä jälkeen ne valitaan Items-välilehdellä pudotusvalikosta.
- Tallenna aina .xlsx-muodossa.
- Lähetä täytetty .xlsx-tiedosto Trailin tukeen support@trail.fi ja Trail huolehtii laitteiden lisäyksestä.
Taulukon rakenne
Tiedostossa on viisi välilehteä. Laitteet kirjataan Items-välilehdelle, ja neljä muuta välilehteä syöttävät sen pudotusvalikot.
| Välilehti | Mitä sinne kirjoitetaan | Missä näkyy Items-välilehdellä |
|---|---|---|
| Items | Lisätään tiedot niistä laitteista, joita halutaan viedä Trailiin. | – |
| Categories | Kirjaa tarvittavat pääkategoriat ja niiden alakategoriat |
Pääkategoria, Alakategoria 1, Alakategoria 2 Näkyy pudotusvalikkomuodossa |
| Locations | Kirjaa tarvittavat sijainnit ja niiden alasijainnit |
Pääsijainti, Alasijainti 1, Alasijainti 2 Näkyy pudotusvalikkomuodossa |
| Departments | Kirjaa tarvittavat osastot |
Osasto Näkyy pudotusvalikkomuodossa |
| Item types | Kirjaa tarvittavat laitetyypit: Device, Vehicle, Furniture |
Laitetyyppi Näkyy pudotusvalikkomuodossa |
Items-välilehdellä rivit 1–10 ovat otsikoita ja ohjetekstejä, ja ne pysyvät näkyvissä vierittäessä. Omat tiedot alkavat riviltä 11 ja päättyvät viimeistään riville 500.
- Rivit 5–8 kertovat suomeksi, mitä kukin sarakeryhmä ja sarake tarkoittaa.
- Rivi 9 on sarakkeen täyttöohje.
- Rivi 10 on sarakkeen tekninen nimi, jolla Trail tunnistaa tiedon (esim.
model,category). Älä muuta näitä nimiä. - Rivit 11–13 sisältävät pohjassa esimerkkitietoja. Korvaa ne omilla tiedoillasi tai tyhjennä ne.
Täytä näin
- Tarkista, mitä Trailissa on jo.
- Jos kategoria, sijainti, osasto tai malli löytyy jo järjestelmästä, kirjoita se täsmälleen samalla kirjoitusasulla. Muuten Trailiin syntyy kaksoiskappaleita.
- Täytä Departments-välilehti.
- Kirjoita jokainen osasto omalle rivilleen otsikon alle ja poista pohjan esimerkit
- Täytä Categories-välilehti.
- Kertoo minkälainen laite on kyseessä. Kategoria kokoaa samaan ryhmään kuuluvat laitemallit yhteen.
- Alakategoria on pääkategoriaan kuuluva tarkentava kategoriatieto.
- Yksi rivi on yksi yhdistelmä: pääkategoria, alakategoria 1 ja alakategoria 2.
- Täytä Locations-välilehti samalla periaatteella: pääsijainti, alasijainti 1 ja alasijainti 2.
- Tarkista Item types -välilehti.
- Valmiina ovat Device, Vehicle ja Furniture. Voit tarvittaessa lisätä uusia huomioimalla laitetyypin perusperiaatteet.
- Kysy tarvittaessa opastusta Trailin tuelta: support@trail.fi
- Siirry Items-välilehdelle
- Täytä jokaiselle riville neljä sinistä kenttää:
- malli, pääkategoria, osasto ja laitetyyppi.
- Lisää valinnaiset tiedot niiltä osin kuin ne ovat tiedossa.
- Käy läpi tarkistuslista tämän ohjeen lopusta ja tallenna tiedosto .xlsx-muodossa.
Vientitaulukon sarakkeiden läpikäynti
Pakolliset tiedot
Nämä neljä saraketta on täytettävä jokaiselle riville.
| Sarake | Otsikko taulukossa | Tekninen nimi | Mitä kirjoitetaan | Esimerkki |
|---|---|---|---|---|
| A | Valmistaja (ei pakollinen. Täytä, jos tiedossa) | manufacturer |
Valmistajan nimi, jos se on tiedossa. | Apple, Dell, Volvo. |
| B | Malli | model |
Valmistajan virallinen mallinimi. Jos mallia ei tiedetä, käytä yleisnimeä. Sama malli voi kuulua vain yhteen kategoriaan. | M18 FBL-0 FUEL, Kahvinkeitin |
| F | Pääkategoria | category |
Minkälainen laite on kyseessä. Kategoria kokoaa samantyyppiset mallit yhteen. Käytä selkeitä ja yleisiä nimiä. | Tietokoneet, Ajoneuvot |
| K | Osasto | department |
Osasto, joka omistaa laitteen. Osastolla rajataan, ketkä käyttäjät näkevät laitteen. Laite kuuluu vain yhteen osastoon. | ICT, Ääni, Pohjoinen paloasema |
| AG | Laitetyyppi | item type |
Määrittää, mitä lisätietokenttiä laitteella on. Yleisin on Device. | Device, Vehicle, Furniture |
Valinnaiset tiedot
Sarakkeet on ryhmitelty taulukossa samaan järjestykseen kuin alla. Täytä ne, jotka ovat tiedossa ja joista on teille hyötyä.
Miten laite löydetään Trailista? (sarakkeet C–L)
| Sarake | Otsikko | Tekninen nimi | Mitä kirjoitetaan |
|---|---|---|---|
| C | Oma tunnus | custom identifier |
Trail lisäasetus Laitteesta löytyvä jo valmiiksi yksilöivä tunniste (muu kuin sarjanumero). |
| D | Tägit, yksittäinen laite | item tags |
Trail lisäasetus Lempinimi, joka erottaa tämän laitteen muista samanlaisista. |
| E | Tägit, laitemalli | model tags |
Trail lisäasetus Lempinimi, jolla käyttäjät laitetta kutsuvat. Auttaa hakemaan laitetta Trailista. Esim. kulmahiomakoneelle ”rälläkkä”. |
| G | Alakategoria 1 | subcategory |
Pääkategoriaa tarkentava kategoria. |
| H | Alakategoria 2 | second subcategory |
Alakategoriaa 1 tarkentava kategoria. |
| I | Laiteyksilön kuvaus | description |
Lisätieto, joka näkyy vain tämän rivin laitteella. |
| J | Mallin kuvaus | model description |
Lisätieto, joka näkyy kaikilla saman mallin laitteilla. |
| L | Varattavuus | reservable |
YES = käyttäjä voi varata laitteen, NO = ei voi. |
Kuinka monta samanlaista luodaan? (sarakkeet M–O)
| Sarake | Otsikko | Tekninen nimi | Mitä kirjoitetaan |
|---|---|---|---|
| M | Laiteyksilöt | amount |
Identtisten laitteiden lukumäärä. Esim. arvo 10 luo kymmenen samanlaista laitetta. Tyhjä tarkoittaa yhtä laitetta. |
| N | Saldomallit ja kulutustavarat, tyyppi | quantity type |
Saldomalli = stock , kulutustavara = consumable . Jätä tyhjäksi tavallisilla laitteilla. |
| O | Saldomallit ja kulutustavarat, määrä | saldo |
Saldomallin tai kulutustavaran määrä. |
Jos laitteella on sarjanumero tai oma tunnus, kirjaa jokainen laite omalle rivilleen ja määräksi 1.
Missä laite sijaitsee? (sarakkeet P–U)
Laite on joko sijainnissa (esim. huoneessa tai hyllyssä) tai toisen laitteen sisällä. Valitse vain toinen.
| Sarake | Otsikko | Tekninen nimi | Mitä kirjoitetaan |
|---|---|---|---|
| P | Laite tässä taulukossa | case row |
Sen Excel-rivin numero, jolla päälaite on tässä taulukossa. |
| Q | Laite jo Trailissa | location item identity |
Trailista jo löytyvän päälaitteen Trail-tunnus, oma tunnus tai sarjanumero. |
| R | Pääsijainti | location name |
Ylin sijaintitaso. Esim. rakennus tai pelastusalue. |
| S | Alasijainti 1 | sublocation1 |
Esim. kerros tai asema. |
| T | Alasijainti 2 | sublocation2 |
Esim. huone, varasto tai hylly. |
| U | Tilakoodi | location code |
Sijainnin koodi, esim. 1.001. Jätä tyhjäksi, jos ette käytä koodeja. |
Kun laite on toisen laitteen sisällä, lisää päälaite omalle rivilleen sijainteineen ja sisältönä olevat laitteet omille riveilleen. Sisältölaitteet perivät sijainnin päälaitteelta.
Laitteen kustannustiedot (sarakkeet V–AF)
| Sarake | Otsikko | Tekninen nimi | Mitä kirjoitetaan |
|---|---|---|---|
| V | Toimittaja | vendor |
Laitteen toimittaja. |
| W | Ostohinta | purchase price |
Pelkkä luku, ALV 0 %. Esim. 169. |
| X | Ostopäivä | purchase date |
Muodossa pp.kk.vvvv. |
| Y | Käyttöönottopäivä | usage start |
Muodossa pp.kk.vvvv. |
| Z | Kustannuspaikka | KP |
Kustannuspaikan tunnus. |
| AA | Arvioitu käyttöikä | lifespan |
Vuosina, pelkkä luku. Esim. 5. |
| AB | Leasing alkaa | alkaa |
Muodossa pp.kk.vvvv. |
| AC | Leasing päättyy | päättyy |
Muodossa pp.kk.vvvv. |
| AD | Leasing-kumppani | kumppani |
Leasing-yhtiön nimi. |
| AE | Leasing-maksu | maksu |
Yksittäinen kuukausierä. |
| AF | Leasing-hinta | hinta |
Kaikkien sopimuksesta aiheutuvien maksujen yhteissumma. |
Täytä omalle laitteelle sarakkeet V–AA ja leasing-laitteelle sarakkeet AB–AF. Ostopäivää, hintaa ja käyttöikää Trail käyttää laitteen uusimisajankohdan ja tulevien investointitarpeiden arviointiin.
Kaikkien laitteiden perustiedot (sarakkeet AH–AJ)
| Sarake | Otsikko | Tekninen nimi | Mitä kirjoitetaan |
|---|---|---|---|
| AH | Sarjanumero | serial number |
Laitteen sarjanumero. Sen on oltava yksilöllinen. |
| AI | Kunto | condition |
Luku 1–5. 1 = huono, 5 = erinomainen. |
| AJ | Takuuaika | warranty |
Vuosina, pelkkä luku. |
Tyyppikohtaiset tiedot (sarakkeet AK–AY)
Täytä vain sen laitetyypin sarakkeet, jonka valitsit sarakkeeseen AG.
| Laitetyyppi | Sarakkeet | Kentät |
|---|---|---|
| Device (laite) | AK–AM | Kolme vapaata lisätietokenttää, joita voi käyttää, jos organisaatiolla on käytössä |
| Vehicle (ajoneuvo) | AN–AS | Ajoneuvo -laitetyypin oletuksena olevat tietokentät. Yksi vapaa lisätietokenttä, jota voi käyttää, jos organisaatiolla on käytössä |
| Furniture (kaluste) | AT–AY | Kaluste -laitetyypin oletuksena olevat tietokentät. |
Esimerkki täytetyistä riveistä
Alla on kaksi pohjan esimerkkiriviä käännettynä pystyyn. Tyhjät kentät on jätetty tyhjiksi tarkoituksella.
| Sarake | Rivi 11: yksittäinen työkalu | Rivi 12: ajoneuvo |
|---|---|---|
| Valmistaja (A) | Milwaukee | Ford |
| Malli (B) | M18 FBL-0 FUEL | Escort |
| Tägit, laitemalli (E) | Lehtipuhallin, töhötin |
|
| Pääkategoria (F) | Työkalut | Ajoneuvot |
| Alakategoria 1 (G) | Lehtipuhaltimet | Henkilöautot |
| Alakategoria 2 (H) | Bensiinikäyttöinen |
|
| Laiteyksilön kuvaus (I) |
|
IT:n keikka-auto |
| Mallin kuvaus (J) | Huolletaan Turussa |
|
| Osasto (K) | Huoltotiimi | IT |
| Varattavuus (L) | YES | YES |
| Laiteyksilöt (M) | 1 | 1 |
| Pääsijainti (R) | Varasto | Autohalli |
| Alasijainti 1 (S) | Rivi 4 | Paikka 1 |
| Alasijainti 2 (T) | Hylly 20-02 |
|
| Toimittaja (V) | Veikon kone | Autokeskus |
| Ostohinta (W) | 169 | 1000 |
| Ostopäivä (X) | 28.02.2025 |
|
| Arvioitu käyttöikä (AA) | 10 | 5 |
| Laitetyyppi (AG) | Device | Vehicle |
| Sarjanumero (AH) | 1234567890 | X09876321 |
| Kunto (AI) |
|
2 |
| Takuuaika (AJ) | 1 |
|
| Rekisterinumero (AN) |
|
ABC-123 |
| Polttoaine (AO) |
|
Bensiini |
| Vaihteisto (AR) |
|
Manuaali |
Muotoilusäännöt
| Tieto | Oikea muoto | Esimerkki | Vältä |
|---|---|---|---|
| Päivämäärät | pp.kk.vvvv tekstinä | 20.10.2025 | Excelin päivämäärämuotoilu, 10/20/2025 |
| Tuntematon ostopäivä | Vuoden ensimmäinen päivä | 01.01.2025 | Pelkkä vuosiluku |
| Hinnat | Pelkkä luku, ALV 0 % | 169 | 169 €, 169 EUR |
| Käyttöikä ja takuu | Vuosina, pelkkä luku | 5 | 5 v, 5 vuotta |
| Kunto | Luku 1–5 | 4 | Hyvä |
| Varattavuus | YES tai NO | YES | Kyllä, x |
| Määrätyyppi | stock tai consumable |
stock | Saldomalli |
| Nimet | Sama kirjoitusasu joka kerta | Tietokoneet | Tietokoneet ja tietokone sekaisin |
Tarkistuslista ennen lähettämistä
- Jokaisella rivillä on malli, pääkategoria, osasto ja laitetyyppi.
- Sarjanumerot ja omat tunnukset ovat yksilöllisiä.
- Sama malli ei ole kahdessa eri kategoriassa.
- Kategoriat, sijainnit ja osastot on kirjoitettu samalla tavalla kuin Trailissa jo olevat.
- Saldomallille ja kulutustavaralle ei ole täytetty yksilölaitteiden lisätietokenttiä.
- Päivämäärät ovat muodossa pp.kk.vvvv ja hinnat pelkkiä lukuja.
- Tiedosto on tallennettu .xlsx-muodossa.
Taulukon toimittaminen Trailiin
Lähetä valmis .xlsx-tiedosto Trailin tukeen support@trail.fi tai omalle Trail-yhteyshenkilöllesi, joka vie tiedot järjestelmään. Viennin jälkeen laitteiden tietoja voi muokata ja täydentää suoraan Trailissa.