Ajopäiväkirjat

Tässä ohjeessa kerrotaan, miten Trailin Ajopäiväkirja-moduulia käytetään.

Huomioithan, että ajopäiväkirjatoiminnon täysimääräinen käyttö edellyttää Trailin iOS- tai Android-mobiilisovellusta.

Ajopäiväkirja on maksullinen lisäominaisuus. Jos olet kiinnostunut ottamaan ominaisuuden käyttöön, ota yhteyttä myyntiimme osoitteessa sales@trail.fi.

Tässä ohjeessa käsitellään:

  1. Ajopäiväkirjaominaisuus
  2. Ajopäiväkirjan käyttöönotto ajoneuvolle
  3. Ajopäiväkirjan aloittaminen (mobiili)
  4. Ajopäiväkirjan päättäminen (mobiili)
  5. Ajopäiväkirjojen hallinta (mobiili)
  6. Ajopäiväkirjojen hallinta selaimessa

Ajopäiväkirjaominaisuus

Ajopäiväkirja-moduulin avulla voit luoda ajopäiväkirjamerkintöjä ajoneuvon käytöstä. Ajopäiväkirjaan tallennetaan:

  • Matkalla käytetty ajoneuvo
  • Matkan alkamis- ja päättymispäivä sekä -aika
  • Matkamittarin lukema matkan alussa ja lopussa
  • Matkan tarkoitus
  • Ajoneuvon kuljettaja
  • Ajoneuvon sijainnin GPS-koordinaatit matkan alussa ja lopussa

Ajopäiväkirjan käyttöönotto ajoneuvolle

Ennen kuin ajoneuvolle voidaan käyttää ajopäiväkirjaa, ominaisuus täytyy ottaa käyttöön ajoneuvon mallilla:

  1. Avaa Trail selaimessa.
  2. Avaa Laitteet > Laitemallit.
  3. Avaa ajoneuvon malli muokkausnäkymään.
  4. Aseta "Voi sisältää ajopäiväkirjoja" -valinnaksi Kyllä.
  5. Tallenna muutos.

Ajopäiväkirjan aloittaminen

Tätä varten tarvitset Trailin mobiilisovelluksen.

Huom: Järjestelmässä voi olla kerrallaan vain yksi aktiivinen ajopäiväkirja ajoneuvoa kohden.

  1. Avaa Trail-mobiilisovellus.
  2. Avaa ajoneuvon laitekortti:
    1. Vaihtoehto A — Skannaa laitteen QR-koodi.
    2. Vaihtoehto B — Etsi laite manuaalisesti laitelistalta
  3. Jos ajopäiväkirjaominaisuus on otettu käyttöön ajoneuvon mallilla, ajopäiväkirjan osio näkyy laitekortilla.
  4. Paina Aloita.

Sijaintitietojen käyttöoikeuden salliminen

Jotta Trail voi tallentaa matkan alku- ja loppupisteen koordinaatit, sovellus tarvitsee luvan käyttää laitteen sijaintitietoja. Jos valitset "Älä salli", sijaintitiedot jätetään tyhjiksi.

Käytettävissä olevat sijainnin käyttöoikeudet:

  • "Tarkka" auttaa määrittelemään sijaintisi mahdollisimman tarkkaan (suositeltava asetus)
  • "Likimääräinen" puolestaan määrittelee sijaintisi laajemmin
  • "Sovellusta käyttäessä" antaa Trailin sovellukselle luvan laitteen sijaintiin, ja tällöin sovellus ei kysy sitä uudestaan tulevaisuudessa - ellei lupatietoja muuteta erikseen.
  • "Vain tämän kerran" antaa Trailin sovellukselle luvan laitteen sijaintiin kertaluontoisesti, tällöin lupa tulee antaa joka kerta kun sijaintia on tarve käyttää
  • "Älä salli" ei anna lupaa laitteen sijainnille

Voit muuttaa käyttöoikeutta milloin tahansa: paina Trail-sovelluksen kuvaketta pitkään → Sovelluksen tiedot → Käyttöoikeudet.

  1. Täytä matkan aloitustiedot:
    1. Mittarilukema alussa – Matkamittarin nykyinen lukema (pakollinen)
    2. Tarkoitus – Matkan tarkoitus
  2. Paina Aloita

Ajopäiväkirjan päättäminen

  1. Avaa ajoneuvon laitekortti:
    1. Vaihtoehto A — Skannaa laitteen QR-koodi
    2. Vaihtoehto B — Etsi laite manuaalisesti laitelistalta
    3. Vaihtoehto C — Etsi ajo ajopäiväkirja -sivulta
  2. Avaa ajopäiväkirja ja napauta Lopeta

  1. Syötä Matkamittari lopussa -lukema (pakollinen)
  2. Halutessasi voit lisätä matkan tarkoituksen tai päivittää sitä
  3. Paina Lopeta

Ajopäiväkirjojen hallinta (mobiili)

  1. Avaa valikosta Ajopäiväkirjat
  2. Käyttöoikeudet määräytyvät käyttäjän oikeuksien mukaan:
    1. Lukuoikeudet – käyttäjä näkee vain omat merkintänsä. Käyttäjä voi merkitä matkoja, mutta ei muokata niitä.
    2. Kirjoitusoikeudet – käyttäjä näkee kaikkien omiin osastoihinsa kuuluvien ajoneuvojen merkinnät. Käyttäjä voi muokata ja poistaa merkintöjä pehmeästi.

Merkinnällä voi olla jokin kolmesta tilasta:

  • Meneillään — ajoneuvon matka on parhaillaan käynnissä.
  • Päättynyt — matka on päättynyt.
  • Poistettu — kirjoitusoikeudet omaava käyttäjä on poistanut merkinnän pehmeästi (merkintä ei näy käyttäjille, joilla on vain lukuoikeudet).

Ajopäiväkirjojen hallinta selaimessa

Ajopäiväkirjoja voidaan hallita myös selaimen Laitteet-moduulissa.

Käyttöoikeudet määräytyvät käyttäjän oikeuksien mukaan:

  • Lukuoikeudet: käyttäjä voi tarkastella omia merkintöjään ja viedä niitä Exceliin yksittäin tai useita kerrallaan.
  • Kirjoitusoikeudet: käyttäjä voi tarkastella kaikkia merkintöjä, viedä niitä Exceliin ja poistaa niitä.

Ajopäiväkirjanäkymän työkalut:

  1. Vie kaikki ajopäiväkirjat — vie kaikki merkinnät Exceliin tai valitse yksittäiset merkinnät vietäväksi.
  2. Vaihda tiheyttä (oikeassa yläreunassa) — tiivistä näkymää, jotta näet enemmän merkintöjä kerralla.
  3. Näytä/piilota sarakkeita (oikeassa yläreunassa) — valitse näkymässä näytettävät sarakkeet (Tila, Laite jne.).
  4. Koko näyttö (oikeassa yläreunassa) — suurenna näkymä koko näytön kokoiseksi.
  5. Poista (laitteen rivillä)— poista merkintä pehmeästi (vain muokkausoikeuksilla).

Vinkki: Käytä tarkennettua hakua tiettyjen matkojen suodattamiseen (esimerkiksi tietyn ajoneuvon kaikki matkat) ja tallenna usein käyttämäsi haut suosikeiksi.

Ajopäiväkirjan tiedot laitekortilla

  • Ajopäiväkirjahistoria näkyy omassa osiossaan ajoneuvon laitekortilla.
    • Huom: käyttäjät, joilla on vain lukuoikeudet, näkevät tässä vain omat matkansa.
  • Kilometrimittari-kenttä voidaan halutessa lisätä laitekortille. Kentän arvo päivittyy automaattisesti jokaisen päättyneen matkan jälkeen. Arvoa voidaan muokata myös manuaalisesti laitteen muokkausnäkymässä.

Jos haluat lisätä kilometrimittari-kentän, pääkäyttäjät voivat lisätä sen laitelistalta avaamalla laitekortin ponnahdusikkunan ja valitsemalla Lisää kenttiä. Voit myös ottaa yhteyttä Trailin tukeen osoitteessa support@trail.fi.