Ajopäiväkirjat
Ajopäiväkirjat-moduulin avulla on mahdollista luoda ajoneuvon käytöstä kertova ajopäiväkirja, jossa näkyvät seuraavat tiedot:
- matkan tekoon käytetty ajoneuvo
- matkan alkamis- ja päättymispäivä sekä aika
- kilometrimittarin lukemat matkan alussa sekä lopussa
- tehdyn matkan tarkoitus
- ajoneuvon kuljettaja
- ajoneuvon sijainnin GPS-koordinaatit matkan alussa sekä lopussa
Ajopäiväkirjan luominen onnistuu Trailin mobiilisovelluksen kautta, jonka voit ladata mobiililaitteellesi seuraavien linkkien kautta:
iOS: https://itunes.apple.com/us/app/trail-asset-management/id549967195?mt=8
Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=fi.trail.trail&hl=fi
Vaihtoehtoisesti voit tehdä sovelluskaupassasi haun termillä Trail Asset Management, tai Android puhelimissa nimellä: Trail Kalustonhallinta
Ajopäiväkirjat-moduuli on maksullinen lisäominaisuus, joten mikäli olet kiinnostunut ominaisuuden käyttöönotosta, niin olethan yhteydessä myyntitiimiimme osoitteesta sales@trail.fi ja kerromme mieluusti asiasta lisää.
Ajoneuvon luominen ajopäiväkirjalle
Ajopäiväkirjaa koskevat ajoneuvot voidaan määritellä Trailin selainversiossa ajoneuvon mallin tiedoista, valitsemalla "Voi lisätä ajopäiväkirjoja"-kenttään "Kyllä".
Valinta voidaan tehdä uutta mallia luotaessa taikka muokata sitä jälkikäteen.
Ajoneuvon lisääminen ajopäiväkirjaan
Aloittaaksesi ajopäiväkirjan matkallesi, tulee ensimmäiseksi hakea siihen käytettävä ajoneuvo Trailin sovelluksesta. Se onnistuu joko skannaamalla autosta QR-koodin, mutta jos se puuttuu, voi ajoneuvon hakea manuaalisesti järjestelmästä.
Haku merkintätarran avulla
Klikkaa sovelluksen etusivulla oikeasta yläkulmasta viivakoodi-ikonia, joka avaa puhelimen kameran jolla voit lukea QR-koodin, joka avaa ajoneuvon laitekortin suoraan
Manuaalinen haku
Klikkaa sovelluksen etusivulla vasemmasta yläkulmasta menu-ikonia
Valitse "Laitteet"
Kirjoita hakukenttään ajoneuvoasi vastaavat hakutiedot, esim. auton malli taikka rekisterinumero
Ajopäiväkirjan näkymä
Kun olet löytänyt ajoneuvosi, aukeaa ajoneuvon laitekortti. Laitekortilta näet ajoneuvon tiedot tarkemmin ja voit tarkastella ajopäiväkirjamerkintöjä AJOPÄIVÄKIRJA-kohdan vierestä, klikkaamalla "Näytä kaikki", jolloin järjestelmä näyttää kyseisellä ajoneuvolla aiemmin tehdyt matkat. "Aloita"-napin vasemmalla puolella näkyy onko ajoneuvo ajossa vai ei. Klikkaamalla "Aloita"-nappia voit aloittaa ajoneuvolle ajopäiväkirjan.
Sijaintipyyntö
Jotta Trail voi tallentaa ajopäiväkirjaan matkan alku- sekä loppupään koordinaatit, tulee käyttäjän hyväksyä sovelluksen pääsy laitteen sijaintiin. Jos pääsyä sijaintiin ei myönnetä, niin tällöin "sijainti alussa" ja "sijainti lopussa" kentät jäävät tyhjäksi.
- "Tarkka" auttaa määrittelemään sijaintisi mahdollisimman tarkkaan (suositeltava asetus)
- "Likimääräinen" puolestaan määrittelee sijaintisi laajemmin
- "Sovellusta käyttäessä" antaa Trailin sovellukselle luvan laitteen sijaintiin, ja tällöin sovellus ei kysy sitä uudestaan tulevaisuudessa - ellei lupatietoja muuteta erikseen.
- "Vain tämän kerran" antaa Trailin sovellukselle luvan laitteen sijaintiin kertaluontoisesti, tällöin lupa tulee antaa joka kerta kun sijaintia on tarve käyttää
- "Älä salli" ei anna lupaa laitteen sijainnille
Laitteen sijantilupiin voi tehdä aina muutoksia painamalla Trailin sovelluksen kuvaketta pohjaan, valitsemalla "Sovelluksen tiedot" ja menemällä kohtaan "Luvat", jossa näkyy sovellukselle annetut luvat, josta niitä voi myös muokata.
Ajopäiväkirjan aloittaminen
Kun olet aloittanut uuden ajopäiväkirjan klikkaamalla "Aloita" ajoneuvon laitekortilta, niin järjestelmä pyytää seuraavat asiat:
- Kilometrimittarin lukeman matkan alussa (pakollinen kenttä)
- Matkan käyttötarkoitus (ei-pakollinen tekstikenttä). Voi kirjata esimerkiksi matkan syyn kuten Helsinki - Rovaniemi koulutuskäynti
- Sijanti alussa (tähän kenttään järjestelmä täyttää automaattisesti auton GPS-koordinaatit, jos sijainti on sovellukselle sallittu. Jos sijainnille ei anneta lupaa, niin silloin kenttään ilmestyy teksti "Mobiilipaikannus ei ole saatavilla" ja tämä tieto tallentuu ajopäiväkirjaan.
Kun tarpeelliset kentät on täytetty, voi ajopäiväkirjan klikata aktiiviseksi oikean yläkulman painikkeesta "Aloita" ja tämän jälkeen järjestelmä palaa ajoneuvon laitekortille, sen tilaksi muuttuu "Käynnissä" ja sen vieressä oleva numerokenttä mittaa käynnissä olevan matkan kestoa.
Ajopäiväkirjan päättäminen
Matkan tullessa päätökseen, voit lopettaa siihen liittyvän ajopäiväkirjan tallentamisen klikkaamalla "Lopeta" ajoneuvon laitekortilta. Riippuen antamistasi sijantioikeuksista, Trail joko kysyy niitä uudestaan, taikka toimii aiemmin annetujen oikeuksien mukaan, näin täyttäen kentät Sijainti alussa/lopussa sen mukaisesti.
Lopuksi tulee asettaa ajoneuvon "Kilometrimittari lopussa" arvo sille kuuluvaan (pakolliseen) kenttään.
Voit myös kirjata tässä kohtaa matkan tarkoituksen ajopäiväkirjaan. Lopuksi paina oikeasta yläkulmasta "Lopeta"-painiketta ja näin ollen ajopäiväkirja on valmis.
Ajopäiväkirjojen luku ja hallinnointi
Ajopäiväkirjoihin pääsee käsiksi kun klikkaa sovelluksen vasemmasta yläkulmasta menu-ikonia ja valitsee "Ajopäiväkirjat"
Sivulla ”Ajopäiväkirjat” lukuoikeudellinen käyttäjä näkee vain omat merkinnät. Kirjoitusoikeudellinen näkee kaikkien niiden ajoneuvojen osalta merkinnät, joihin hänellä on osastokohtainen pääsy.
Lukuoikeudellinen pystyy merkitsemään ajoja, mutta ei pysty muokkaamaan ajopäiväkirjojen tietoja.
Ajopäiväkirjamerkinnöissä voi näkyä kolme erilaista tilaa:
- Käynnissä: ajoneuvolla on meneillään oleva ajo
- Päättynyt: Tehty matka on päätetty
- Poistettu: Kirjoitusoikeudellinen käyttäjä voi poistaa pehmeästi ajopäiväkirjamerkinnän (tällöin kirjaus poistuu lukuoikeudellisen käyttäjän näkymästä)
Kirjoitusoikeudellinen käyttäjä pystyy tarvittaessa muuttamaan ”ajojen” tietoja, tai pehmeästi poistamaan merkinnän esimerkiksi testaamisen jälkeen. Nämä asetukset saa auki allaolevan kuvan oikeasta yläkulmasta
Ajopäiväkirjojen hallinta selaimen kautta
Ajopäiväkirjat löytyvät "Laitteet"-moduulin alta. Täällä lukuoikeudellinen käyttäjä voi tarkastella omia ajopäiväkirjamerkintöjään taikka ladata niitä exceliin yksittäin tai massana kohdasta 1.
Käyttäjä jolla on kirjoitustason oikeudet voi tarkastella kaikkia tehtyjä ajopäiväkirjoja, ladata ne exceliin taikka poistaa niitä (kohta 5.)
- Lataa kaikki ajopäiväkirjat: Tämän kautta voit ladata kaikki ajopäiväkirjat excel-tiedostoon. Voit myös valita yksittäisiä ajopäiväkirjoja ladattavaksi klikkaamalla alla näkyviä laatikoita
- Toggle density: Mahdollisuus tiivistää ajopäiväkirjanäkymää, jolloin enemmän merkintöjä näkyy kerralla
- Näytä / piilota sarakkeet: Tästä voit valita mitä sarakkeita ajopäiväkirjat näyttävät (Tila, Laite, jne)
- Koko näyttö: Suurentaa näkymää
- Poista: Mahdollisuus poistaa ajopäiväkirjamerkintä pehmeästi (vain kirjoitustason käyttäjille)
