Varauskalenteri

Varauskalentereilla voidaan rajata varauslistalla näkyvät varaukset käyttäjien välillä. Varauskalenterit ovat osaston/osastojen omia kalentereita, joiden avulla voidaan rajata näkyvyys vain omien osastojen varauksiin.

Kuinka varauskalenteri luodaan?

Kun ilmenee tarve erotella näkyvät varaukset, tulee suunnitella miten ne tulisi rajata toisistaan eli mikä tarve rajauksissa on.

Huom! Mikäli esimerkiksi yhden osaston laitteet tulee rajata muiden käyttäjien näkyvistä, on hyvä että tällöin luodaan kaksi varauskalenteria. Ensimmäiseen varauskalenteriin yhdistetään se osasto, jonka laitteet tulisi rajata muilta. Toiseen varauskalenteriin lisätään loput organisaation osastot. Tällöin ne käyttäjät, joilla on pääsy kaikkiin organisaation osastoihin pystyvät rajausta luodessa valitsemaan mihin kalenteriin varaus listataan.

Kun rajaus on päätetty, voi Trailin tukeen (support@trail.fi) ilmoittaa varauskalenterien nimet ja mitkä osastot niihin tulee yhdistää. Trail vastaa varauskalentereiden luonnista.

Esimerkiksi:

• Varauskalenteri 1: Ääni (Siihen yhdistetyt osastot: Ääni)
• Varauskalenteri 2: Tietohallinto (Siihen yhdistetyt osastot: IT, Hallinto, Opiskelijoiden läppärit)

Varauskalentereiden luonnin jälkeen voidaan kohdasta Hallinta - Osastot muuttaa niihin yhdistettyjä osastoja.

Varauksen luonti

Kun varauskalenterit on luotu, näkyy uuden varauksen luontilomakkeella kalenterivaihtoehdot kohdassa: Kalenteri.

Tilanne 1: Käyttäjällä on osastojen myötä pääsy vain yhden varauskalenterin tietoihin. Tällaisessa tapauksessa varaus siirtyy automaattisesti osaksi sitä.

Kun varaus on luotu, näkyy varauksen tiedoissa mihin varauskalenteriin varaus kuuluu. Esimerkissä varaajalla on pääsy pelkästään Tietohallinto -varauskalenteriin. Tämä tarkoittaa, että kaikki käyttäjät, joilla on pääsy seuraaviin osastoihin: Hallinto, IT, Opiskelijoiden läppärit, näkevät varauksen. Mikäli toisella käyttäjällä ei ole pääsyä mihinkään seuraavista osastoista, ei tällainen käyttäjä näe varausta ollenkaan.

Tilanne 2: Mikäli käyttäjällä on osastojen myötä pääsy useampaan varauskalenteriin, tulee käyttäjän valita mihin kalenteriin varaus listataan varauksen luonnin yhteydessä.

Kun varaus on luotu, näkyy varauksen tiedoissa mihin varauskalenteriin varaus kuuluu. Esimerkissä varaaja on lisännyt varauksen Tietohallinto -varauskalenteriin. Tämä tarkoittaa, että kaikki käyttäjät, joilla on pääsy seuraaviin osastoihin: Hallinto, IT, Opiskelijoiden läppärit, näkevät varauksen. Mikäli toisella käyttäjällä ei ole pääsyä mihinkään seuraavista osastoista, ei tällainen käyttäjä näe varausta ollenkaan.

Tilanne 3: Käyttäjällä on pääsy pelkästään osastoon: Valo. Koska Valo -osastoa ei ole yhdistetty kumpaankaan varauskalenteriin, näkevät kaikki organisaation Trail käyttäjät kyseisen varauksen.

Varauksien tarkastaminen varauslistalla

Käyttäjä näkee varauslistalla vain ne varaukset, johon hänellä on pääsy perustuen varauskalenterien osastoihin.

Mikäli käyttäjällä on pääsy useampaan varauskalenteriin, voi hän hakea varauksia vapaa teksti haun kautta kirjoittamalla hakuun varauskalenterin nimen.