Varauskalenteri -lisäasetus näkyvyyden rajaamiseen

Varauskalenterin luominen

Suunnittelu

1. Kun ilmenee tarve rajata varauksia, ensimmäinen vaihe on määritellä:
   1. Mikä tarve rajaukselle on?
   2. Mitkä osastot kuuluvat samaan kalenteriin?
   3. Selkeät nimet varauskalentereille
   4. Jotta rajauksesta on kokonaisvaltaisesti hyötyä, tulisi ominaisuus koskea kaikkia osastoja.

Esimerkki

1. Jos yhden osaston laitteet halutaan rajata muiden käyttäjien näkyvistä, luo kaksi varauskalenteria:
   1. Varauskalenteri 1: Ääni (Sisältää rajattavan osaston "Ääni")
   2. Varauskalenteri 2: Peruskalenteri (Sisältää kaikki muut organisaation osastot, kuten "IT", "Hallinto", "Opiskelijoiden läppärit".)
2. Käyttäjät, joilla on pääsy useisiin osastoihin ja näin ollen useampaan varauskalenteriin, voivat varauksen luodessa valita, mihin kalenteriin varaus lisätään.

Varauskalenterin luominen

1. Lähetä luontipyyntö Trailin tukeen: support@trail.fi
2. Ilmoita viestissä:
   1. Varauskalenterien nimet
   2. Mitkä osastot yhdistetään kuhunkin kalenteriin
3. Trail vastaa varauskalenterien luonnista
4. Luomisen jälkeen kalentereihin kuuluvia osastoja pääsee muokkaamaan sivulla: Hallinta → Osastot
5. Huomioittehan, että aiemmat jo luodut varaukset eivät automaattisesti siirry osaksi varauskalentereita. Tiedon pääsee päivittämään varauksen tiedoista.

Varauksen luonti (3 esimerkkitilannetta)

Kun varauskalenterit on luotu, uuden varauksen lomakkeella näkyy kenttä: Kalenteri. Alla esiteltynä kolme tyypillistä tilannetta miten kalenteri ilmenee.

Tilanne 1: Käyttäjällä on pääsy vain yhteen varauskalenteriin

Varaus liitetään automaattisesti kyseiseen kalenteriin. Käyttäjän ei tarvitse tehdä valintaa. Luodun varauksen tiedoissa näkyy, mihin kalenteriin varaus kuuluu.

Tilanne 2: Käyttäjällä on pääsy useampaan varauskalenteriin

Käyttäjän tulee valita varauksen luonnin yhteydessä, mihin kalenteriin varaus lisätään. Valinta määrittää, ketkä näkevät varauksen.

Tilanne 3: Osastoa ei ole liitetty varauskalenteriin

Jos käyttäjällä on pääsy vain osastoon, jota ei ole liitetty mihinkään varauskalenteriin (esimerkiksi Valo), varaus näkyy kaikille organisaation Trail-käyttäjille.

Varausten tarkastelu ja haku varauslistalla

Varausten näkyvyys

Varauslistalla käyttäjä näkee vain ne varaukset, joihin hänellä on pääsy perustuen varauskalentereihin ja niihin liitettyihin osastoihin.

Varauskalenterilla haku

Jos käyttäjällä on pääsy useampaan varauskalenteriin, hän voi hakea varauksia kirjoittamalla hakukenttään varauskalenterin nimen. Vapaatekstihaku suodattaa varaukset valitun kalenterin perusteella.