Uuden varauksen luominen
Varaukset helpottavat laitteiden käytön suunnittelua ja auttaa varmistamaan, että tarvittavat laitteet ovat saatavilla oikeaan aikaan.
Tämä ohje opastaa sinut vaihe vaiheelta läpi varauksen luomisen – helposti ja nopeasti!
Jos etsit muita tapoja luoda varaus (esim. laitelistan kautta), tutustu ohjeeseen ”Vaihtoehtoiset tavat luoda varaus.”
Aiheita:
Miksi varauksia käytetään
- Auttaa suunnittelemaan etukäteen mitä laitteita tarvitaan milloinkin.
- Selkeys: varaaja-tieto kertoo, kenellä laite on käytössä.
- Seuranta: mikäli varaaja ei palauta laitteita päättymispäivään mennessä, lähtee varaajalle muistutus (lisäasetus).
Varaajan oikeudet
- Ei: ei voi tehdä varauksia
- Luku: voi luoda omia varauksia omalle osastolleen
- Kirjoitus: täydet oikeudet kaikkiin varauksiin
Uuden varauksen luominen
- Avaa Varaukset - Kaikki varaukset
- Klikkaa Uusi varaus
- Täytä perustiedot:
- Otsikko – kuvaava nimi varaukselle
- Alkaa – milloin käyttö alkaa
- Loppuu – mihin mennessä laitteet palautetaan
- Valitse:
- Tallenna ja lisää laitteita – jos haluat heti suunnitella kaluston
- Tallenna – jos haluat vain tallentaa varauksen pohjan
💡 Jos haluat lisätä varauksen toiselle käyttäjälle, varmista että kenttä “Varaaja” on otettu käyttöön kohdasta Hallinta → Yleisasetukset → Varaukset.
Laitteiden suunnittelu varaukselle
- Avaa varauksen sivu ja klikkaa Lisää laitteita
- Mallilista näyttää kuinka monta laitetta on vapaana valitsemallesi ajankohdalle
- Kirjaa vasempaan reunaan haluamasi määrä
- Saldomallien osalta tarkista osasto ja sijainti
- Paina Tallenna
- Varauksen näkymässä näet selkeästi oman varaussuunnitelmasi.
Laitteiden ulosluku ja palautus
- Ulosluku
- Tarkista tarvittavat määrät.
- Skannaa tuotteiden QR- tai viivakoodi (Trail-tarra) kenttään Lue viivakoodi.
- Jos laitteessa ei ole tarraa, syötä laitteen I-tunnus käsin.
- Klikkaa Hae
- Laite lukeutuu ulos.
- Palautus
- Skannaa laitteiden QR- tai viivakoodit uudelleen Lue viivakoodi -kenttään.
- Klikkaa Hae.
- Palautetut laitteet näkyvät vihreinä.
⚪ Harmaa = suunniteltu. Ei vielä luettu ulos 🔵 Sininen = luettu ulos 🟢 Vihreä = palautettu
⭐ Vinkit saldomallien skannaukseen
Suosittelemme aina ensisijaisesti skannamaan laitteet yksitellen virheiden välttämiseksi.
Koska saldomallilla on yksi yhteinen tunnus, onnistuu tarvittaessa tuotteiden ulosluku ja palautus osissa.
Näin se onnistuu:
- Klikkaa mallin kappalemäärää
- Valitse haluttu määrä
- Klikkaa Kerää, Tallenna tai Palauta vaiheesta riippuen
Varauksien lisäominaisuudet
Riippuen organisaationne käyttötarpeista, löytyy Trailista monia lisäominaisuuksia käytön tueksi, kuten:
- Alivaraukset
- Luo esimerkiksi tapahtumalle yksi päävaraus, jonka kautta kootaan eri osastojen tai käyttäjien omat varaukset. Näin tapahtumaan liittyvät varaukset näkyvät yhdessä.
- Varauspaketit
- Suunnittele mitä laitteita tarvitaan usein samankaltaisissa varauksissa. Varauspaketti nopeuttaa uusien varausten tekemistä ja varmistaa, ettei mitään tärkeää unohdu.
- Sijaintipohjaiset varaukset
- Jos organisaatiolla on useita varastoja tai rakennuksia, voidaan käyttää sijaintipohjaisia varauksia. Järjestelmä näyttää vapaat laitteet sijainnin mukaan.
- Myynnin lisäominaisuudet
- Yhdistä myynnin vaiheet osaksi varausprosessia. Näin varaus kulkee kätevästi samassa työnkulussa myynnin etenemisen seurannan kanssa.
- Itsepalvelulokerikko
- Mahdollistaa laitteiden noudon suoraan lainalaitelokerikosta ilman henkilökunnan apua. Tämä helpottaa erityisesti silloin, kun varauksia haetaan tai palautetaan eri aikoihin.